陈春花：高效会议五原则

很多公司，特别是规模越大的公司，会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过，甚至是开会开到没时间工作。会议的工作方法决定公司两件重要的事情 -- 效率和品质。

高效会议一般有五个原则

1. 明确主题，解决问题

首先第一个要求，无论开任何的会议，核心是什么？是解决问题。你如果想把会议开好，在方法论上来讲，会议必须拿来解决问题，会议不是拿来讨论问题的，一定要明确。

因此，会议必须要有一个很明确的主题，而且所有围绕这个主题的资料是要提前准备的，这是一个非常明确的要求。没有准备好这个问题，没有准备好为解决这个问题的所有支撑材料，大家记住，会议不要开。因为如果这个方法论不做好的话，这个公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情，一个是效率，一个是品质，工作效率和工作品质就由会议方法论决定，一定不要小看这个会议的方法论。所以，我们第一个要求，就是会议一定是解决问题的，所以必须沿着主题来准备所有的材料。

2. 明确主持人

第二个要求，要有一个明确的主持人。一般来说解决问题的负责人，他来做主持人，他才会想尽办法让这个会议有结果。如果换一个不是在这件事情要解决问题的那个负责人，他就按流程把会议主持完，但是他绝对不关心会议的结果拿不拿到，他只是满足于把会议结束完了，然后就结束掉了。

很多公司的会很喜欢让老板来主持会议，我建议除了战略会议之外，老板都不要主持，因为只有战略这个会议是老板的责任，其他的会议都是别人的责任，应该让别人去做。比如说产品会、经营会，其实都不需要老板主持，就应该是那个主负责人去主持，所以这就叫主持人。

3. 明确时间

第三个重要的要求是什么？是时间。所有的时间要约定下来，这个时间里面包括四个时间：

i. 开始和结束时间。大家记住，会议一定是约定开始和结束的时间。
ii. 发言的时间要确定下来。
iii. 与会者决议达成共识的时间。
iv. 行动方案确认的时间。一定要把行动方案也要确定下来，就是做什么不做什么，都要确定下来。

一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长就是40分钟。很多公司最喜欢开的都是几个小时的会，一开就是开一天的，只有什么时候开那么长的会议？一个是战略会议，战略会议一般会封闭两三天，一个就是你们的半年度会议或者是年度会议。除此之外你的日常会议，都不要超过40分钟。

知道为什么日常会议要这么短吗？两个原因，第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位，开得越长，公司的机会成本就越高。比如说，一场2小时的会议，10位参会者，那就是等于20个工时，也是一位员工两天半的工作时间。第二个就是长的会议不解决问题，解决问题的会议跟时间长度没关系，跟什么有关系？跟前期准备有关系。前期准备得越充分，会议效率就会越高。它不在于你开会多长时间，其实比较在于前期的准备，所以日常会议一定要短。

4. 谈行动方案，而非问题

第四个要求就是开会的核心主要谈行动方案，因为要解决具体问题，主要谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题，就是要谈行动方案。

5. 会议要得出结论

最后一个要求就是会议开完了，一定要下结论。日常会议开完大家都清楚要做什么，然后就去做了。

Read more: AirAsia BigPay (E-Wallet) - Sign Up Today To Get RM 10 Free Credit !

编辑：浪子

参考文献

陈春花. 高效会议五原则. http://news.mbalib.com/story/243529, 10/08/2018.